Gerenciar as notas fiscais emitidas contra o seu CNPJ é essencial para manter a saúde fiscal e o controle de estoque da sua empresa.
As notas recebidas são Notas Fiscais Eletrônicas (NF-e) emitidas por fornecedores onde sua empresa consta como destinatária.
Consultar essas notas é fundamental para identificar o uso indevido do seu CNPJ e garantir que todas as compras reais sejam registradas corretamente. O ato de manifestar e importar essas notas agiliza a entrada de mercadorias no sistema, evitando erros manuais.
Veja neste artigo:
- Requisitos
- Buscar as notas manualmente
- Manifestação da nota
- Opções de manifestação
- Prazos e limites técnicos
- Buscar as notas automaticamente
- Ciência automática de notas recebidas
Requisitos
Para utilizar esta ferramenta no Bling, você precisa atender aos seguintes critérios:
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Certificado Digital A1: É obrigatório possuir o certificado A1 configurado no servidor do Bling.
Veja como configurar o certificado A1
- Uso exclusivo: Não é recomendado importar notas recebidas em dois sistemas diferentes (como o Bling e um software de contabilidade ou outro ERP). A SEFAZ disponibiliza as notas através de uma lista baseada em NSU (Número Sequencial Único). Se dois sistemas consultarem simultaneamente, um pode consumir a nota da lista antes do outro, causando erros como 'Consumo indevido' ou impedindo que o Bling localize a nota. Recomenda-se manter a busca ativa apenas no Bling.
Como buscar as notas manualmente
A consulta manual permite visualizar notas emitidas nos últimos 3 meses.
Para localizá-las, acesse o menu Estoque > Notas fiscais de entrada:
- Clique na aba 'Notas recebidas'
- No topo da tela, seleciona a loja 'Nenhuma' para ver as notas do CNPJ matriz
Se deseja verificar notas de outra unidade com CNPJ diferente, selecione-a nesse filtro.
O sistema listará as notas encontradas na SEFAZ para o período.
Manifestação da nota
Após localizar as notas, você deve realizar o Manifesto do Destinatário para confirmar ou não a operação.
Manifesto individual
- Na linha da nota desejada, selecione a opção do manifesto na coluna 'Situação'
- Clique no botão 'Manifestar' ao lado da nota
Manifesto em massa
- Selecione as notas desejadas marcando as caixas de seleção à esquerda
- No topo da listagem, escolha a situação que será aplicada a todas as selecionadas
- Clique em 'Manifestar'
Opções de manifestação
Ao manifestar uma nota, você deve escolher uma das seguintes opções conforme a realidade da operação:
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Estou ciente dessa nota fiscal: Indica haver conhecimento da nota, mas ainda não há elementos suficientes para apresentar manifestação conclusiva de operação.
Após comprovar ciência, você poderá visualizar alguns detalhes da nota, como: itens, valores de impostos, totais, etc. Além disso, é possível alterar a situação, confirmando ou não a operação.
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Desconheço essa nota fiscal: Quando houver uso indevido da Inscrição Estadual por parte do emitente da NF-e.
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Confirmo a operação: Quando a operação ocorrer conforme informado na nota (após confirmar, não é possível cancelar a nota. Qualquer divergência deve ser corrigida a partir da Carta de Correção).
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Operação não realizada: Quando a operação não tiver sido concretizada, por exemplo: houve devolução sem entrada física da mercadoria na empresa, recusa do recebimento, sinistro da carga, entre outros.
Caso queira importar a nota fiscal, é necessário importar via XML
- Ignorar nota: Caso não tenha interesse em manifestar ou importar uma nota, e não deseja manter essa nota junto às pendentes, selecione esta situação e clique em 'Salvar'.
Prazos e limites técnicos
É importante estar atento às regras da SEFAZ para evitar interrupções no serviço:
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Disponibilidade: A SEFAZ mantém notas para consulta por até 90 dias após o primeiro acesso. Notas mais antigas devem ser importadas via XML manual.
Veja como importar o XML manualmente
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Interrupção de coleta: Se você ficar mais de 60 dias sem verificar suas notas, a SEFAZ interrompe a coleta automática. A coleta só retorna após uma nova consulta manual.
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Troca de evento: Os eventos "Confirmação da Operação", "Desconhecimento da Operação" ou "Operação não Realizada" podem ter até 2 manifestações de cada. Ou seja, a troca da manifestação destas opções pode ser realizadas até 2 vezes para cada situação. Porém, será válido, somente o último evento registrado.
- Limite de consultas: Existe um limite técnico de 20 consultas de evento por hora por CNPJ. Caso o limite seja atingido, o sistema exibirá a mensagem "Ultrapassou o limite de 20 consultas por hora".
Como buscar as notas automaticamente
É possível configurar o Bling para buscar as notas automaticamente da SEFAZ enquanto você utiliza outras funções. Assim, quando você acessar a tela de Notas recebidas novamente, as notas que existirem na SEFAZ para o seu CNPJ já estarão listadas para realizar dar entrada nelas no sistema.
Para ativar a busca automática, acesse o ícone do perfil da sua empresa e clique em 'Todas as configurações > Notas Fiscais > Configurações de NF-e':
- Clique no menu 'Configurações gerais'
- Habilite 'Ativar busca automática de NF-e recebidas na SEFAZ'
- Selecione as lojas
- Clique em 'Salvar'
A busca ocorrerá de forma automática a cada 1 hora.
Ciência automática de notas recebidas
Você pode automatizar a ciência da NF-e para fornecedores específicos.
Para ativar:
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Manifeste uma nota manualmente primeiro
- O sistema perguntará se deseja ativar a ciência automática para aquele fornecedor
- Ao ativar, as próximas notas desse fornecedor serão marcadas como 'Ciente' automaticamente
- Assim, você poderá fazer apenas o download para importar no sistema.
- O fornecedor receberá a tag 'Fornecedor verificado' no cadastro