A exportação e edição de categorias em massa permite reorganizar o seu plano de contas de forma ágil, eliminando a necessidade de alterações manuais individuais.
Através de uma planilha, é possível atualizar nomes, ajustar a estrutura hierárquica e incluir novos registros simultaneamente, garantindo eficiência na manutenção do seu controle financeiro.
Passo 1: Exportar suas categorias atuais
Diferente da importação, a exportação no Bling é feita por tipo de natureza (Receita ou Despesa) para garantir maior organização.
Para isso, acesse o menu Cadastros > Categorias financeiras:
- Selecione a aba Receita ou Despesa, dependendo de qual lista deseja editar
- No topo da tela, clique no botão 'Exportar'
O sistema baixará automaticamente um arquivo contendo todos os seus registros atuais.
Passo 2: Editar as informações na planilha
Ao abrir o arquivo, você verá os dados divididos em colunas.
Você pode:
- Alterar nomes: Edite o texto na coluna 'Descrição da Categoria'.
- Criar novos registros: Adicione novas linhas seguindo o padrão de 'Categoria Principal' ou 'Subcategoria'.
- Ajustar Grupos DRE: Informe o grupo correto para as categorias principais.
- Mudar a hierarquia: Basta mover a linha da subcategoria para baixo da categoria principal desejada.
Após finalizar as edições, salve o arquivo em seu computador no formato xlsx ou xls.
Passo 3: Importar a planilha editada para o Bling
Para que as alterações sejam atualizadas no Bling, você deve importar o arquivo ao sistema.
Atenção! O limite para importação é de 200 categorias por planilha. Caso o arquivo contenha uma quantidade superior a este limite, o sistema retornará um erro e a importação não será concluída.
Para isso, acesse o menu Cadastros > Categorias financeiras:
- Clique em 'Importar categorias'
- No campo 'Importe suas categorias financeiras', anexe o seu arquivo editado
- Clique em 'Importar categorias'
Passo 4: Conferência e Regras Importantes
O Bling processará os dados em duas etapas: primeiro as Receitas, depois as Despesas. Em ambas, confira se a hierarquia exibida na tela está conforme o planejado. Se precisar ajustar, use o ícone da lixeira.
Ao clicar em 'Finalizar importação', você verá um aviso de confirmação:
Importante! A importação substituirá as categorias que não possuem lançamentos vinculados. Categorias que já possuem movimentações financeiras no Bling não sofrerão alterações para preservar seu histórico.
Para prosseguir, marque o campo 'Entendi e aceito a substituição das minhas categorias atuais' e clique em 'Concluir importação'.
Pronto! Suas categorias financeiras foram atualizadas e reorganizadas com sucesso. Manter esse cadastro em dia é fundamental para que seus relatórios e o DRE reflitam com precisão a realidade do seu negócio.